Die Benutzungsabteilung der Universitätsbibliothek der TU Berlin befindet sich in einem umfassenden Veränderungsprozess. Ziel des Anfang 2025 gestarteten Projekts „Teams und Aufgaben neu denken“ ist es, Strukturen und Services zukunftsfähig aufzustellen. Maßgeblich sind dabei die Bedürfnisse der Nutzer*innen, die verfügbaren personellen Ressourcen sowie die organisatorischen Rahmenbedingungen der Bibliothek. Auslöser waren mehrere Entwicklungen: ein zunehmender Personalmangel, Sparvorgaben sowie veränderte Erwartungen der Bibliotheksbesucher*innen. Im Mittelpunkt steht bei allen Überlegungen ein klares Anliegen: verlässliche, bedarfsgerechte und nutzer*innenfreundliche Services dort anzubieten, wo sie am meisten gebraucht werden. Zugleich soll für die Mitarbeitenden eine gute Arbeitsumgebung gewährleistet werden.
Analyse und Neuausrichtung
Den Anfang bildete eine systematische Bestandsaufnahme. Bestehende Services wurden im Hinblick auf Zielgruppen, Personalkapazitäten und mögliche Verbesserungen der dahinterliegenden Prozesse überprüft. Parallel dazu analysierte das Projektteam die bestehenden Teamstrukturen und Aufgabenverteilungen. Der Fokus lag zunächst auf Bereichen, die besonders stark von Personalknappheit betroffen waren, und wurde anschließend schrittweise auf weitere Bereiche ausgeweitet. Flankierend flossen bei den Veränderungsüberlegungen auch Ergebnisse der parallel gestarteten Projekte „Services und Arbeitsabläufe vor Ort vereinfachen“ und „Attraktive Jobs“ ein.
Ein zentrales Element der Neuausrichtung war die Einbeziehung unterschiedlicher Perspektiven auf die jeweiligen Problemstellungen. Ein vierköpfiges Kernteam arbeitete eng mit wechselnden Akteur*innen zusammen, etwa mit Teamleitungen oder Vertretungen anderer Abteilungen. Über Feedback-Schleifen konnten Anregungen, Einschätzungen und Vorschläge von den Projektbeteiligten eingebracht werden. Fragen zu Aufgaben, Kapazitäten sowie zu möglichen Prozessanpassungen wurden über die Teamleitungen in die Teams getragen und die Antworten gebündelt an die Projektgruppe zurückgespielt.
Erste Ergebnisse
Ein erstes sichtbares Ergebnis war die Zusammenlegung der drei bisherigen Informationsteams der Zentralbibliothek. Daraus entstanden zwei neue Einheiten mit klar definierten, komplementären Aufgabenschwerpunkten: das Lernort- & Info-Team (LIT) sowie das Team Lernen & User Experience (LUX). Die Umstellung wurde den Kolleg*innen der betroffenen Teams zunächst in einer Informationsveranstaltung vorgestellt und durch Einzelgespräche begleitet.
Die Mitarbeitenden konnten anschließend ihre Teampräferenz angeben; diesen Wünschen konnte nahezu vollständig entsprochen werden. Ziel der fachlichen Differenzierung ist es, Zuständigkeiten klarer zuzuordnen, Doppelstrukturen abzubauen und Abläufe transparenter zu gestalten. Gleichzeitig bietet es den Teams bessere Möglichkeiten, ihre jeweiligen Kompetenzen gezielt anhand der Aufgabenschwerpunkte weiterzuentwickeln.
Auch der Einsatz der Bibliotheksservicekräfte (BSK) – überwiegend Studierende mit 25%-Stellen – wurde neu organisiert. Statt vor allem in Randzeiten eingesetzt zu werden, unterstützen sie nun verstärkt tagsüber bei vergleichbaren Serviceaufgaben. So wird bibliothekarisches Fachpersonal entlastet und kann sich stärker auf qualifizierte Tätigkeiten konzentrieren. Diese Anpassung erlaubt eine bessere Abdeckung der frequentierten Zeiten und erhöht zugleich die Servicequalität in bestehenden Bereichen wie dem Informationszentrum und der Etagenaufsicht, dem Copy Center, dem Zeitschriftenfreihandmagazin sowie der Dokumentlieferung. Neue Vertretungsregelungen tragen zudem dazu bei, Lern- und Arbeitsräume während der Servicezeiten möglichst durchgängig für Besucher*innen zugänglich zu halten.
So geht es 2026 weiter
Ein weiterer Meilenstein ist ab dem zweiten Quartal 2026 geplant: Für alle Standorte – mit Ausnahme der Bereichsbibliothek Physik – gelten dann einheitliche Servicezeiten von Montag bis Freitag, 10-20 Uhr. Diese orientieren sich an den Zeiten höchster Nutzung und schaffen eine klare und verbindliche Kommunikationsbasis für alle Beteiligten – Bibliothekspersonal und Nutzer*innen gleichermaßen. Durch die 24/7-Öffnung der Bibliothek seit Mai 2025 sind Öffnungs- und Servicezeiten nicht mehr zwingend deckungsgleich; die neuen Regelungen ermöglichen daher eine gezieltere und effizientere Personalsteuerung.
Das Projekt soll nach aktueller Planung im Jahr 2026 abgeschlossen werden. Ein zentrales Ziel ist dabei die Entwicklung und Etablierung eines regelmäßigen Überprüfungs- und flexiblen Anpassungsmodus von Organisationsstrukturen, Aufgabenverteilungen und Zuständigkeiten.
Der im Jahr 2025 angestoßene Prozess „Teams und Aufgaben neu denken“ zeigt bereits, wie systematische Analyse und partizipative Gestaltung erfolgreich zusammenwirken können. Die Bildung neuer Teams, die klarere Aufgabenverteilung und die angepassten Einsatzzeiten schaffen eine belastbare Grundlage für den Bibliotheksbetrieb. Noch wichtiger aber ist die Haltung, die diesen Veränderungen zugrunde liegt: Offenheit für Wandel, Mut zur Vereinfachung und der konsequente Fokus auf das, was Nutzer*innen wirklich brauchen.
© UB TU Berlin
Dr. Anke Quast
