Seit 2025 gestalten die Jahresgespräche einen zentralen Baustein der Mitarbeiter*innen-Entwicklung in der Bibliothek der Universität der Künste Berlin. Wir haben eigenständig ein für uns passendes Format entwickelt und in der Praxis erprobt – mit Blick auf die komplexe Struktur unserer Bibliothek und die vielfältigen inhaltlichen Zuständigkeiten.
Die Führungskräfte arbeiteten dabei als Projektgruppe mit hybriden Methoden, um die Gespräche strukturiert und nachhaltig zu gestalten. Ein zweitägiger Workshop mit externer Moderation hat den Startschuss gegeben und konkrete Arbeitspakete sowie einen klaren Zeitplan erarbeitet. Innerhalb von 13 Monaten haben wir ein umfassendes Konzept festgelegt, das die besonderen Strukturen unserer Bibliothek berücksichtigt.
Statt pauschaler Gesprächsformate „Mitarbeiter*in –Vorgesetzte*r“ haben wir auf eine inhaltlich zielgerichtete Vernetzung gesetzt. Jede*r Mitarbeiter*in kann nun auf freiwilliger Basis mit der Person ins Gespräch kommen, die*der für das jeweilige Tätigkeitsgebiet zuständig ist – präzise, persönlich und sinnvoll.
Unsere Evaluation zeigt: Die Jahresgespräche sind gut angekommen. Die Mitarbeiter*innen schätzen die individuelle Ansprache, die inhaltliche Tiefe und die Möglichkeit, sich in ihrer Arbeit wahrzunehmen. Auf Basis dieser Rückmeldungen haben wir einen aktualisierten Leitfaden erarbeitet. Ab 2026 verankern wir die Jahresgespräche dauerhaft in unserer Arbeitskultur – nicht als Projekt, sondern als selbstverständlichen Teil unserer gemeinsamen Entwicklung.
Die Universitätsbibliothek gestaltet ihre Gesprächskultur aktiv, offen und mit Blick auf die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden.
Die wichtigsten Fragen rund um die Einführung beantworten die FAQs mit O-Tönen aus der Bibliothek.
- Warum sollte man Jahresgespräche führen? Jahresgespräche sind mehr als formelle Pflichtveranstaltungen – sie sind eine gezielte Möglichkeit, die Arbeitserfahrungen, Entwicklungswünsche und Ziele der Mitarbeiter*innen ernst zu nehmen. In der Universitätsbibliothek fördern sie eine offene Kommunikation, stärken das Vertrauen zwischen Kolleg*innen und Führungskräften und tragen dazu bei, individuelle Entwicklung und organisatorische Ziele gemeinsam voranzutreiben. Sie sind ein zentraler Baustein einer wertschätzenden Arbeitskultur. „Die Einführung der Jahresgespräche ist eine gute Möglichkeit, mit den Teammitgliedern abseits der alltäglichen Aufgaben ins Gespräch zu kommen. Beide nehmen sich die Zeit und bereiten sich auf das Gespräch vor. Es war eine schöne Erfahrung, in den Austausch zu gehen und dabei auch Neues über die Mitarbeiter*innen zu lernen.“ (O-Ton, Bibliotheksmitarbeiter*in)
- Wie bildet man am besten Gesprächstandems, wenn es keine Zuordnung „Mitarbeiter*in – Vorgesetzte*r“ gibt?
Wir haben bewusst auf eine strikte hierarchische Zuordnung verzichtet. Stattdessen orientieren wir uns an inhaltlichen Zuständigkeiten: Jede*r Mitarbeiter*in kann mit der* demjenigen sprechen, die*der für den jeweiligen Tätigkeitsbereich bzw. das Team zuständig ist. So entstehen Gesprächsbeziehungen, die sachlich sinnvoll sind, die fachliche Expertise nutzen und den Austausch fördern. - Warum einen eigenen Leitfaden entwickeln statt ihn von anderen Bibliotheken zu übernehmen?
Jede Bibliothek hat ihre eigene Struktur, ihre spezifischen Arbeitsfelder und ihre besondere Kultur. Ein übernommener Leitfaden passt oft nur unzureichend. Wir haben daher einen eigenen Leitfaden entwickelt, der unsere konkreten Bedürfnisse, unsere Organisationsform und unsere Werte widerspiegelt. Er ist praxiserprobt, an unsere Arbeitsrealität angepasst und wird kontinuierlich mit den Rückmeldungen der Mitarbeiter*innen weiterentwickelt. „Die eigene, manchmal zähe und mühsame Erarbeitung, die Diskussion mit Kolleg*innen und das Feilen an Formulierungen hat mir geholfen, meine Erwartungen an das Format zu schärfen und selbst hinter dem „Produkt“ zu stehen. Ich glaube: wenn die Führungskräfte nicht dahinterstehen, kann so ein Projekt nicht funktionieren.“ (O-Ton, Bibliotheksmitarbeiter*in)
- Muss man die Einführung als Projekt planen?
Ja – eine strukturierte Einführung als Projekt ist entscheidend für den Erfolg. Mit einer Projektgruppe, klarer Planung, externer Moderation und regelmäßigen Meilensteinen haben wir sicherstellen können, dass alle Beteiligten mitgenommen werden, Zeit für die Entwicklung bleibt und die Prozesse transparent und nachvollziehbar sind. Ein Projektansatz ermöglicht es, Risiken früh zu erkennen, Feedback einzubauen und die Einführung nachhaltig zu gestalten. - Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Einführung?
Der beste Zeitpunkt ist immer jetzt. Die Einführung von Jahresgesprächen sollte nicht auf „irgendwann“ verschoben werden – denn die Vorteile einer offenen, zielgerichteten Gesprächskultur beginnen bereits mit dem ersten Schritt. Wir haben das Projekt im November 2024 gestartet und konnten innerhalb von sechs Monaten das Konzept ausarbeiten, die Kolleg*innen einbinden, die ersten Gespräche vorbereiten und dann innerhalb von drei Monaten die Einführung umsetzen. Die Zeit zwischen Projektstart und Durchführung war knapp, aber genau das hat uns motiviert, strukturiert voranzugehen – ohne zu warten, bis alles perfekt ist. Denn: Perfektion ist kein Vorwand für Inaktivität. Wer heute beginnt, kann schon morgen erste Erfahrungen sammeln, Feedback einholen und sich gemeinsam weiterentwickeln. - Wie schafft man die Verstetigung?
Verstetigung gelingt nur, wenn die Gespräche Teil der täglichen Arbeitskultur werden – nicht als einmalige Aktion, sondern als regelmäßiger, vertrauensvoller Austausch. Ab 2026 haben wir die Zuständigkeit für die Jahresgespräche vom Projektteam an die Runde der Führungskräfte übergeben. Diese übernehmen nun die Planung des Einladungszeitraums, koordinieren die Durchführung und sorgen dafür, dass die Gespräche in den jährlichen Arbeitsablauf integriert werden. Gleichzeitig bleiben sie aktiv am Feedback-Prozess beteiligt: Sie sammeln Rückmeldungen von Mitarbeiter*innen, reflektieren die Praxis und passen den Leitfaden dort an, wo es sinnvoll und notwendig ist. „Ich bin total gespannt auf die Gespräche im nächsten Jahr. Bei den Auftaktgesprächen waren wir alle noch ziemlich nervös und mal mehr oder weniger gesprächig. Ich freue mich, im nächsten Jahr Themen wieder aufzugreifen und zu reflektieren, zu erfahren, was sich verändert hat und ob beschlossene Maßnahmen sinnvoll waren.“
(O-Ton, Bibliotheksmitarbeiter*in)
© Jens Ahner
Friederike Kramer
