Regalplanung reloaded

Ein Bericht über modernes Projektmanagement

In einer Bibliothek bilden die Regalpläne das Rückgrat für eine effiziente Organisation und verständliche Präsentation des Bestands. Doch Unklarheiten in den Zuständigkeiten, eine suboptimale Kommunikation können zu Uneinheitlichkeit und einer ineffizienten Platznutzung führen. Das vorrangige Ziel dieses innovativen Projekts der UdK-Bibliothek bestand darin, sämtliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Regalplanung für sowohl die Magazin- als auch die Freihandstandorte zu klären. Dabei lag ein besonderer Fokus darauf, klare Zuständig­keiten zu definieren und eine umfassende Dokumentation zu erstellen – für einen reibungsloseren Ablauf innerhalb der Bibliothek und damit auch eine Steigerung der Effizienz und Zufriedenheit.

Um den Herausforderungen zu begegnen, setzte die UdK-Bibliothek bei diesem Projekt erstmals auf hybrides Projektmanagement und die Projektmanagement-Software „factro“.

Hybrides Projektmanagement kombiniert traditionelle und agile Ansätze, um Projekte effektiv zu steuern und anzupassen. Dabei werden Methoden wie Kanban mit klassischen Projektmanagementtechniken verknüpft, um eine flexible und dennoch strukturierte Herangehensweise zu ermöglichen.

Das Projekt hat bewusst die Software factro verwendet und konnte so sowohl ein digitales Kanban-Board als auch die Möglichkeiten der Aufgabenbearbeitung mit Zuweisung der Bearbeitenden, Checklisten, Platz für Erläuterungen und Kommentaren transparent nutzen.

Die klare Definition von Zuständigkeiten und der feste Rahmen von Timeboxing gewährleisteten, dass Aufgaben innerhalb des gemeinsam im Projektteam festgelegten Zeitrahmens erledigt wurden. Des Weiteren wurde konsequent das Konzept der „Definition of Done“ angewendet.

Als „fertig“ wurde eine Aufgabe erst eingestuft, wenn alle Projektmitglieder dem zugestimmt haben. So konnte das Team den Arbeitsprozess gemeinsam bestimmen, und es wurde sichergestellt, dass das iterative Vorgehen immer auf Basis des gemeinsamen Verständnisses erfolgte.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt war die Anwendung des „Pull-Prinzips“, bei dem Aufgaben nicht zentral zugewiesen, sondern von Teammitgliedern aktiv übernommen wurden, basierend auf ihrer Kapazität und Expertise. Die so geförderte Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Teammitglieder führte zu einer hohen Motivation und einer guten Gruppendynamik.

Im Verlauf des Projekts hat das Team zahlreiche Aufgaben bearbeitet, um diese Ziele zu erreichen. So erstellte die Teammitglieder detaillierte Regalpläne für die Magazinstandorte, die nun eine optimale Platzauslastung und eine bessere Bestandsentwicklung ermöglichen. Ein Abgleich mit der Projektliste der Formalerschließung ermöglicht nun auch die umfängliche Berücksichtigung nicht eingearbeiteter Bestände.

Je Standort klärte das Team die Zuständigkeiten und Abläufe für die wichtigen Aufgaben des Verrückens von Medien und der Regalbeschriftung. Dank der guten Dokumentation können die nächsten Rückaktionen und Änderungen bei den Beschriftungen schnell und ohne umfangreiche Klärungen angegangen werden.

Neben der Aufgabenklärung widmete sich ein Teammitglied auch der Regalbeschriftung im Freihandbereich und entwickelte ein stark verbessertes Layout, das mit den nächsten großen Bestandsveränderungen sukzessive eingeführt wird. Der ebenfalls verbesserungswürdige Bereich der Beschriftung der Regalböden im Freihandbereich war ebenfalls ursprünglich Teil des Projekts, musste aber aufgrund des Umfangs in ein Folgeprojekt ausgelagert werden. Im Sinne eines hybriden Projektmanagements passte das Projektteam daher den Projektumfang immer wieder variabel an. Schlussendlich bringen die Überarbeitung, die Erstellung von Plänen und Abläufen auch eine Aktualisierung der Dokumentation mit sich, die nun erstmals gebündelt an einem Ort zu finden ist.

Das Rückgrat für eine gute und zukunftsorientierte Regalplanung steht somit, aber wie steht es um die Erfahrungen der Teammitglieder?

Die anfängliche Skepsis gegenüber den neuen Methoden und vor allem auch gegenüber der zusätzlichen Software ist größtenteils einer Begeisterung gewichen. Vor allem die transparente Struktur und die stets gut vorhandene Übersicht zu den Aufgaben und ihrem Bearbeitungsstand haben alle überzeugt und Lust auf weitere Projekte nach diesem Vorgehen gemacht.