{"id":1515,"date":"2025-06-24T15:08:58","date_gmt":"2025-06-24T13:08:58","guid":{"rendered":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/?p=1515"},"modified":"2025-07-15T11:54:57","modified_gmt":"2025-07-15T09:54:57","slug":"ablaeufe-vereinfachen-eine-neue-schnittstelle-zwischen-alma-und-sap","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/ablaeufe-vereinfachen-eine-neue-schnittstelle-zwischen-alma-und-sap\/","title":{"rendered":"Abl\u00e4ufe vereinfachen – Eine neue Schnittstelle zwischen ALMA und SAP"},"content":{"rendered":"
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Abl\u00e4ufe vereinfachen – Eine neue Schnittstelle zwischen ALMA und SAP<\/h1>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>
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Im Jahr 2024 ist es gelungen, mit dem Go Live einer Schnittstelle zwischen dem Bibliothekssystem ALMA und dem Campusmanagementsystem SAP ein lange vorbereitetes Projekt zur Ablaufoptimierung zu starten.<\/strong><\/p>\n<\/div><\/div>

In der Universit\u00e4tsbibliothek (UB) der TU Berlin wird – wie in den anderen Berliner Universit\u00e4tsbibliotheken der HU und FU – seit vielen Jahrzehnten erfolgreich ein integriertes Bibliotheksverwaltungssystem, das Produkt ALMA der Firma ExLibris, eingesetzt. Es erm\u00f6glicht der UB, alle Daten, die zur Beschaffung und Bereitstellung von Literatur ben\u00f6tigt werden, in einem System zu verwalten. So wird die zu erwerbende Literatur bereits im Rahmen der Beschaffung in weltweit einsehbaren Katalogen erfasst, der Bestellprozess mit dem Lieferanten \u00fcber das System abgewickelt und die Literatur den Nutzer*innen schlie\u00dflich zur Verf\u00fcgung gestellt. Das gesamte Literatur- und Publikationsbudget der UB wird in diesem System verwaltet. Die UB kann mit ALMA zu jedem Zeitpunkt einen genauen \u00dcberblick \u00fcber die verplanten Mittel und Ausgaben des ihr anvertrauten Budgets gew\u00e4hrleisten. J\u00e4hrlich werden circa 3.100 Rechnungen in ALMA erfasst.<\/p>\n<\/div><\/div>

In der Verwaltung der TU Berlin wird ebenfalls seit vielen Jahren erfolgreich ein Campusmanagementsystem eingesetzt, und zwar das der Firma SAP mit verschiedenen Modulen, zum Beispiel dem ERM (Enterprise Ressource Management). Das ERM beinhaltet u.a. die Rechnungsverarbeitung der gesamten Einrichtung, auch die der UB.<\/p>\n

Damit werden zwei leistungsstarke Systeme betrieben, die jedoch in einem Bereich, n\u00e4mlich der Rechnungsbearbeitung, parallel arbeiten. Im Jahr 2018 wurde deshalb die Etablierung einer Schnittstelle zwischen den Systemen ALMA und SAP beschlossen, die den Austausch zu Rechnungsdaten erm\u00f6glichen sollte. Aufgrund eines IT-Angriffs (2021) und der Bew\u00e4ltigung der Corona-Situation (2021-2022) mussten diese Planungen zur\u00fcckgestellt werden, ihre Relevanz f\u00fcr die Prozessoptimierung haben sie jedoch nie verloren.<\/p>\n<\/div><\/div>

Im Jahr 2023 konnten die Abstimmungen zwischen UB, SAP-Projektmanagement und der Finanzbuchhaltung wieder aufgenommen und die bereits angedachten Prozesse finalisiert werden. Am 22. August 2024 ist die Schnittstelle zwischen den beiden Systemen in den Produktionsbetrieb gegangen. Seitdem werden die in ALMA erfassten Rechnungsdaten \u00fcber die Schnittstelle exportiert und die Rechnung selbst in digitaler Form als Scan hinzugef\u00fcgt. In SAP wird daraus automatisiert ein Erfassungsbeleg erstellt und in den Zahllauf gegeben. Nach der erfolgten Buchung wird automatisiert eine Meldung an ALMA gesendet und die Rechnung auch in diesem System als bezahlt gekennzeichnet. Die Auszahlungsanordnung entf\u00e4llt als Quelle f\u00fcr Doppelarbeit und \u00dcbertragungsfehler, der R\u00fcckfluss der Buchungsinformation in ALMA ist als neues Qualit\u00e4tsmerkmal hinzugekommen.<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>

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Wie bei jedem Start einer neuen Anwendung mussten am Anfang kleine Optimierungen nachgearbeitet werden, alle Unstimmigkeiten konnten jedoch kurzfristig aufgrund der guten Kommunikation zwischen den Bereichen erfolgreich aus dem Weg ger\u00e4umt werden.<\/p>\n<\/div><\/div>

Das Fazit f\u00e4llt damit f\u00fcr beide Seiten positiv aus: Seit dem Start sind 1.500 Rechnungen \u00fcber die Schnittstelle exportiert und die Buchungsinformationen zur\u00fcckgemeldet worden. Die Abl\u00e4ufe konnten auf beiden Seiten beschleunigt und verschlankt werden. Fehlerhafte Erfassungen sind minimiert worden, ein Abstimmungsverfahren zur Kl\u00e4rung missverst\u00e4ndlicher Daten wurde erfolgreich etabliert.<\/p>\n<\/div><\/div>

Nur noch wenige Rechnungsf\u00e4lle m\u00fcssen \u00fcber eine Auszahlungsanordnung abgewickelt werden, so dass f\u00fcr die Folgejahre, in denen die Schnittstelle vom Beginn des Jahres an im Einsatz sein kann, mit einer fast vollst\u00e4ndigen Rechnungs\u00fcbermittlung \u00fcber die Schnittstelle zu rechnen ist.<\/p>\n

An der Weiterentwicklung der Schnittstelle wird weiterhin gearbeitet werden, um auch f\u00fcr noch offene Felder, unter anderem die elektronische Rechnungs\u00fcbermittlung, eine L\u00f6sung finden zu k\u00f6nnen.<\/p>\n<\/div><\/div>

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\u00a9 Philipp Plum<\/span><\/p>\n<\/div><\/div>

Katja Brascho\u00df<\/p>\n<\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>

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Zu Besuch in Wohnzimmern und an Lernorten \u2013 eine Bibliotheksreise in die Niederlande<\/span><\/div><\/a><\/div><\/div><\/div><\/div><\/div><\/section>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"Abl\u00e4ufe vereinfachen – Eine neue Schnittstelle zwischen ALMA und SAP Im Jahr 2024 ist es gelungen, mit dem Go Live einer Schnittstelle zwischen dem Bibliothekssystem ALMA und dem Campusmanagementsystem SAP ein lange vorbereitetes Projekt zur Ablaufoptimierung zu starten. In der Universit\u00e4tsbibliothek (UB) der TU Berlin wird – wie in den anderen Berliner Universit\u00e4tsbibliotheken der HU...","protected":false},"author":3,"featured_media":1538,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[1],"tags":[],"class_list":["post-1515","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-allgemein"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1515","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/users\/3"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1515"}],"version-history":[{"count":14,"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1515\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":2104,"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1515\/revisions\/2104"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/media\/1538"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1515"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1515"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/ub-report.de\/2024\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1515"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}