Genuin Digital:
Übernahme und Archivierung von Unterlagen im digitalen Universitätsarchiv der TU Berlin

Aufgaben & Nutzung des Digitalen Universitätsarchivs (DUA)

Unabhängig davon, ob eine juristische Person des öffentlichen Rechts wie die TU Berlin analoge oder digitale Unterlagen produziert, fordert das Berliner Archivgesetz die Archivierung jener Unterlagen, die die Tätigkeit der Universität authentisch belegen und nachvollziehbar machen. Zudem sind Unterlagen im Interesse Dritter zu bewahren, wie dies bei Universitäten zum Beispiel auf Promotionsakten zutrifft. Das Universitätsarchiv der TU Berlin überliefert somit Unterlagen aus Verwaltung, Lehre, Forschung und Studium, die die Geschichte der Institution abbilden.

Aufgaben und Nutzung des Digitalen Universitätsarchivs (DUA)

Mit Blick auf das um 2012 begonnene Campusmanagement-Projekt und die darauffolgende Digitalisierung der Verwaltungsprozesse an der TU Berlin wurde ein Projekt zu Konzeption und Aufbau eines vertrauenswürdigen digitalen Langzeitarchivs initiiert, das endlich 2018 als DUA seine Arbeit aufnehmen konnte. Mit Präsidiumsbeschluss Nr. 16 vom 3.4.2024 wurde es ab 1.1.2025 als Daueraufgabe des Universitätsarchivs bestätigt, eine Stelle und die entsprechende finanzielle Ausstattung inbegriffen.

Zunehmend kommen digitale Unterlagen in das Universitätsarchiv, die wie die analogen unter gesetzlich definierten Bestimmungen der Forschung und der interessierten Öffentlichkeit zur Nutzung offenstehen. Das Archiv versorgt ebenfalls TU-interne Bereiche mit Informationen, indem es zum Beispiel seit 2020 den TU-Webauftritt archiviert.

Herausforderungen der digitalen Archivierung

Bei der Archivierung digitaler Unterlagen garantiert das Universitätsarchiv dieselben Ziele wie bei analogen: Vollständigkeit, Unversehrtheit, Echtheit, Recherchier- und Verfügbarkeit, Rechtskonformität sowie die Nutzung, die im digitalen Bereich eine Herausforderung an die Interpretierbarkeit stellt. Da es hier keine feste Verbindung von Datenträger und archivischen Daten gibt, wie beim Papier, sind diese Ziele wesentlich schwerer zu erreichen. Hinzu kommt der ständige Wandel im Bereich von Hard- und Software: neue technische Systeme, Verschleiß von Datenträgern, Veralten und Entstehen von Formaten, Programmen, Kommunikationsformen.

Während analoge Unterlagen unter stabilen Bedingungen ohne Weiteres über Jahrhunderte erhalten bleiben, genügend Platz und geeignete Räume vorausgesetzt, verlangt die digitale Archivierung eine aktive Erhaltung der Unterlagen über den Wandel von Hard- und Software hinweg. Das DUA baut dazu auf gemeinsame Standards, die die Struktur von Daten und Metadaten (PREMIS) sowie die Prozesse der Archivierung (OAIS) und ihre Vertrauenswürdigkeit (nestor-Siegel) konzipieren.

Zukunft im Verbund

Digitale Archivierung ist komplex. Das Universitätsarchiv wird daher über das Landesarchiv Berlin und den Verbund Digitale Archivierung Nord (DAN) dem größeren DIMAG-Verbund beitreten. Ziel ist es, den rasanten technologischen Wandel gemeinsam zu bewältigen und das kulturelle Erbe sicher und fachgerecht für zukünftige Fragestellungen zu erhalten.