BibRoomz ist eine maßgeschneiderte Open-Source-Lösung, die speziell für die Bedürfnisse der TU Berlin entwickelt wurde, um den Anforderungen an moderne Arbeitsräume in der Universitätsbibliothek gerecht zu werden.
Nachdem die jahrelang verwendete Software in die Jahre gekommen war, begaben wir uns 2023 auf die Suche nach einem Nachfolgesystem, wurden aber nicht fündig. Daher haben wir als Entwicklungsabteilung in enger Zusammenarbeit mit der Hauptabteilung Benutzung eine eigene Lösung konzipiert und mit modernen Webtechnologien umgesetzt. Ziel war es, eine intuitive und datenschutzfreundliche Plattform zu schaffen, die flexible Buchungsoptionen für Einzel- und Gruppenräume bietet.
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Die wichtigsten Merkmale von BibRoomz umfassen:
Integration der Bibliothekssoftware Alma
Ermöglicht eine einfache Authentifizierung und sorgt dafür, dass der Zugang zu den Buchungssystemen nur für registrierte Nutzer*innen der Bibliothek möglich ist.
Gruppenraumbuchung
Erfordert die Bestätigung einer zweiten Person, um eine Buchung abzuschließen. Dies fördert die verantwortungsvolle Nutzung der Räume.
Datensparsamkeit
Ein Schwerpunkt wurde darauf gelegt, nur die notwendigsten Nutzer*innen-Daten zu speichern, um den aktuellen Datenschutzbestimmungen gerecht zu werden.
Open Source
BibRoomz ist nicht nur eine interne Lösung, sondern auch als Open-Source-Software auf GitHub verfügbar, sodass andere Einrichtungen davon profitieren können. Zusätzlich bietet die Administrationsoberfläche eine intuitive Steuerung für Mitarbeiter*innen. Diese können sämtliche Anpassungen vornehmen, um die Verfügbarkeit und Nutzung von Räumen bei unterschiedlichen Öffnungszeiten an mehreren Standorten zu organisieren. Zudem ermöglicht das System die temporäre Sperrung von Nutzer*innen bei Regelverstößen.
BibRoomz ist inzwischen erfolgreich an mehreren Bibliotheksstandorten der TU Berlin (Zentralbibliothek, Mathematische Fachbibliothek, Die Bibliothek Wirtschaft & Management) im Einsatz und wird von den Nutzer*innen sehr gut angenommen. Für das Jahr 2024 wurden circa 2.300 standortübergreifende Raumreservierungen getätigt. Anfragen für einen Einsatz der Software in weiteren Einrichtungen, auch außerhalb der TU Berlin, liegen vor.
Geplant sind regelmäßige Updates im halbjährlichen Rhythmus, um kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen vorzunehmen. Der nächste Entwicklungsschritt wird eine Optimierung der Administrationsoberfläche sein, um die Nutzer*innen-Erfahrung weiter zu verbessern.
Diese kontinuierliche Weiterentwicklung und der positive Anwenderzuspruch zeigen, dass BibRoomz den Bedarf der Universitätsbibliothek erfüllt und als Vorbild für ähnliche Einrichtungen dient.
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Fabian Fürste
