Im Jahr 2024 ist es gelungen, mit dem Go Live einer Schnittstelle zwischen dem Bibliothekssystem ALMA und dem Campusmanagementsystem SAP ein lange vorbereitetes Projekt zur Ablaufoptimierung zu starten.
In der Universitätsbibliothek (UB) der TU Berlin wird – wie in den anderen Berliner Universitätsbibliotheken der HU und FU – seit vielen Jahrzehnten erfolgreich ein integriertes Bibliotheksverwaltungssystem, das Produkt ALMA der Firma ExLibris, eingesetzt. Es ermöglicht der UB, alle Daten, die zur Beschaffung und Bereitstellung von Literatur benötigt werden, in einem System zu verwalten. So wird die zu erwerbende Literatur bereits im Rahmen der Beschaffung in weltweit einsehbaren Katalogen erfasst, der Bestellprozess mit dem Lieferanten über das System abgewickelt und die Literatur den Nutzer*innen schließlich zur Verfügung gestellt. Das gesamte Literatur- und Publikationsbudget der UB wird in diesem System verwaltet. Die UB kann mit ALMA zu jedem Zeitpunkt einen genauen Überblick über die verplanten Mittel und Ausgaben des ihr anvertrauten Budgets gewährleisten. Jährlich werden circa 3.100 Rechnungen in ALMA erfasst.
In der Verwaltung der TU Berlin wird ebenfalls seit vielen Jahren erfolgreich ein Campusmanagementsystem eingesetzt, und zwar das der Firma SAP mit verschiedenen Modulen, zum Beispiel dem ERM (Enterprise Ressource Management). Das ERM beinhaltet u.a. die Rechnungsverarbeitung der gesamten Einrichtung, auch die der UB.
Damit werden zwei leistungsstarke Systeme betrieben, die jedoch in einem Bereich, nämlich der Rechnungsbearbeitung, parallel arbeiten. Im Jahr 2018 wurde deshalb die Etablierung einer Schnittstelle zwischen den Systemen ALMA und SAP beschlossen, die den Austausch zu Rechnungsdaten ermöglichen sollte. Aufgrund eines IT-Angriffs (2021) und der Bewältigung der Corona-Situation (2021-2022) mussten diese Planungen zurückgestellt werden, ihre Relevanz für die Prozessoptimierung haben sie jedoch nie verloren.
Im Jahr 2023 konnten die Abstimmungen zwischen UB, SAP-Projektmanagement und der Finanzbuchhaltung wieder aufgenommen und die bereits angedachten Prozesse finalisiert werden. Am 22. August 2024 ist die Schnittstelle zwischen den beiden Systemen in den Produktionsbetrieb gegangen. Seitdem werden die in ALMA erfassten Rechnungsdaten über die Schnittstelle exportiert und die Rechnung selbst in digitaler Form als Scan hinzugefügt. In SAP wird daraus automatisiert ein Erfassungsbeleg erstellt und in den Zahllauf gegeben. Nach der erfolgten Buchung wird automatisiert eine Meldung an ALMA gesendet und die Rechnung auch in diesem System als bezahlt gekennzeichnet. Die Auszahlungsanordnung entfällt als Quelle für Doppelarbeit und Übertragungsfehler, der Rückfluss der Buchungsinformation in ALMA ist als neues Qualitätsmerkmal hinzugekommen.
Wie bei jedem Start einer neuen Anwendung mussten am Anfang kleine Optimierungen nachgearbeitet werden, alle Unstimmigkeiten konnten jedoch kurzfristig aufgrund der guten Kommunikation zwischen den Bereichen erfolgreich aus dem Weg geräumt werden.
Das Fazit fällt damit für beide Seiten positiv aus: Seit dem Start sind 1.500 Rechnungen über die Schnittstelle exportiert und die Buchungsinformationen zurückgemeldet worden. Die Abläufe konnten auf beiden Seiten beschleunigt und verschlankt werden. Fehlerhafte Erfassungen sind minimiert worden, ein Abstimmungsverfahren zur Klärung missverständlicher Daten wurde erfolgreich etabliert.
Nur noch wenige Rechnungsfälle müssen über eine Auszahlungsanordnung abgewickelt werden, so dass für die Folgejahre, in denen die Schnittstelle vom Beginn des Jahres an im Einsatz sein kann, mit einer fast vollständigen Rechnungsübermittlung über die Schnittstelle zu rechnen ist.
An der Weiterentwicklung der Schnittstelle wird weiterhin gearbeitet werden, um auch für noch offene Felder, unter anderem die elektronische Rechnungsübermittlung, eine Lösung finden zu können.
© Philipp Plum
Katja Braschoß
