{"id":474,"date":"2024-06-17T09:25:28","date_gmt":"2024-06-17T07:25:28","guid":{"rendered":"https:\/\/ub-report.de\/2023\/?p=474"},"modified":"2024-09-04T16:51:36","modified_gmt":"2024-09-04T14:51:36","slug":"regalplanung-reloaded","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/ub-report.de\/2023\/regalplanung-reloaded\/","title":{"rendered":"Regalplanung reloaded"},"content":{"rendered":"
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Regalplanung reloaded<\/h1>\n<\/div><\/div><\/div><\/div>
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Ein Bericht \u00fcber modernes Projektmanagement<\/h2>\n

In einer Bibliothek bilden die Regalpl\u00e4ne das R\u00fcckgrat f\u00fcr eine effiziente Organisation und verst\u00e4ndliche Pr\u00e4sentation des Bestands. Doch Unklarheiten in den Zust\u00e4ndigkeiten, eine suboptimale Kommunikation k\u00f6nnen zu Uneinheitlichkeit und einer ineffizienten Platznutzung f\u00fchren. Das vorrangige Ziel dieses innovativen Projekts der UdK-Bibliothek bestand darin, s\u00e4mtliche Aufgaben im Zusammenhang mit der Regalplanung f\u00fcr sowohl die Magazin- als auch die Freihandstandorte zu kl\u00e4ren. Dabei lag ein besonderer Fokus darauf, klare Zust\u00e4ndig\u00adkeiten zu definieren und eine umfassende Dokumentation zu erstellen \u2013 f\u00fcr einen reibungsloseren Ablauf innerhalb der Bibliothek und damit auch eine Steigerung der Effizienz und Zufriedenheit.<\/strong><\/p>\n

Um den Herausforderungen zu begegnen, setzte die UdK-Bibliothek bei diesem Projekt erstmals auf hybrides Projektmanagement und die Projektmanagement-Software \u201efactro\u201c.<\/p>\n<\/div><\/div>

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Hybrides Projektmanagement kombiniert traditionelle und agile Ans\u00e4tze, um Projekte effektiv zu steuern und anzupassen. Dabei werden Methoden wie Kanban mit klassischen Projektmanagementtechniken verkn\u00fcpft, um eine flexible und dennoch strukturierte Herangehensweise zu erm\u00f6glichen.<\/p>\n<\/div><\/div>

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Das Projekt hat bewusst die Software factro verwendet und konnte so sowohl ein digitales Kanban-Board als auch die M\u00f6glichkeiten der Aufgabenbearbeitung mit Zuweisung der Bearbeitenden, Checklisten, Platz f\u00fcr Erl\u00e4uterungen und Kommentaren transparent nutzen.<\/p>\n

Die klare Definition von Zust\u00e4ndigkeiten und der feste Rahmen von Timeboxing gew\u00e4hrleisteten, dass Aufgaben innerhalb des gemeinsam im Projektteam festgelegten Zeitrahmens erledigt wurden. Des Weiteren wurde konsequent das Konzept der \u201eDefinition of Done\u201c angewendet.<\/p>\n<\/div><\/div>

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Als \u201efertig\u201c wurde eine Aufgabe erst eingestuft, wenn alle Projektmitglieder dem zugestimmt haben. So konnte das Team den Arbeitsprozess gemeinsam bestimmen, und es wurde sichergestellt, dass das iterative Vorgehen immer auf Basis des gemeinsamen Verst\u00e4ndnisses erfolgte.<\/p>\n

Ein weiterer wesentlicher Aspekt war die Anwendung des \u201ePull-Prinzips\u201c, bei dem Aufgaben nicht zentral zugewiesen, sondern von Teammitgliedern aktiv \u00fcbernommen wurden, basierend auf ihrer Kapazit\u00e4t und Expertise. Die so gef\u00f6rderte Selbstorganisation und Eigenverantwortung der Teammitglieder f\u00fchrte zu einer hohen Motivation und einer guten Gruppendynamik.<\/p>\n<\/div><\/div>

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Gr\u00fcn angestrahlte Regale im Magazin der Universit\u00e4tsbibliotheken der TU & UdK Berlin | \u00a9 J. Ahner<\/span><\/p>\n<\/div><\/div>

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Im Verlauf des Projekts hat das Team zahlreiche Aufgaben bearbeitet, um diese Ziele zu erreichen. So erstellte die Teammitglieder detaillierte Regalpl\u00e4ne f\u00fcr die Magazinstandorte, die nun eine optimale Platzauslastung und eine bessere Bestandsentwicklung erm\u00f6glichen. Ein Abgleich mit der Projektliste der Formalerschlie\u00dfung erm\u00f6glicht nun auch die umf\u00e4ngliche Ber\u00fccksichtigung nicht eingearbeiteter Best\u00e4nde.<\/p>\n

Je Standort kl\u00e4rte das Team die Zust\u00e4ndigkeiten und Abl\u00e4ufe f\u00fcr die wichtigen Aufgaben des Verr\u00fcckens von Medien und der Regalbeschriftung. Dank der guten Dokumentation k\u00f6nnen die n\u00e4chsten R\u00fcckaktionen und \u00c4nderungen bei den Beschriftungen schnell und ohne umfangreiche Kl\u00e4rungen angegangen werden.<\/p>\n

Neben der Aufgabenkl\u00e4rung widmete sich ein Teammitglied auch der Regalbeschriftung im Freihandbereich und entwickelte ein stark verbessertes Layout, das mit den n\u00e4chsten gro\u00dfen Bestandsver\u00e4nderungen sukzessive eingef\u00fchrt wird. Der ebenfalls verbesserungsw\u00fcrdige Bereich der Beschriftung der Regalb\u00f6den im Freihandbereich war ebenfalls urspr\u00fcnglich Teil des Projekts, musste aber aufgrund des Umfangs in ein Folgeprojekt ausgelagert werden. Im Sinne eines hybriden Projektmanagements passte das Projektteam daher den Projektumfang immer wieder variabel an. Schlussendlich bringen die \u00dcberarbeitung, die Erstellung von Pl\u00e4nen und Abl\u00e4ufen auch eine Aktualisierung der Dokumentation mit sich, die nun erstmals geb\u00fcndelt an einem Ort zu finden ist.<\/p>\n

Das R\u00fcckgrat f\u00fcr eine gute und zukunftsorientierte Regalplanung steht somit, aber wie steht es um die Erfahrungen der Teammitglieder?<\/p>\n

Die anf\u00e4ngliche Skepsis gegen\u00fcber den neuen Methoden und vor allem auch gegen\u00fcber der zus\u00e4tzlichen Software ist gr\u00f6\u00dftenteils einer Begeisterung gewichen. Vor allem die transparente Struktur und die stets gut vorhandene \u00dcbersicht zu den Aufgaben und ihrem Bearbeitungsstand haben alle \u00fcberzeugt und Lust auf weitere Projekte nach diesem Vorgehen gemacht.<\/p>\n<\/div><\/div>